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Dolores Otero
Photo: Nathalie St-Pierre

Moderniser le répertoire des bourses

Les étudiants et le Bureau de l'aide financière disposent d'un nouvel outil informatique pour mieux gérer les bourses d'études.


Par Benjamin Tanguay

Depuis le 15 janvier dernier, les Uqamiens bénéficient d'un nouveau site Web pour accéder au Répertoire institutionnel des bourses d'études. Recherche par critères, résumé des documents dont on a besoin pour postuler, suivi en ligne de sa demande; les améliorations apportées à cet outil sont nombreuses et significatives. Pour Dolores Otero, directrice du Centre des services d'accueil et de soutien socioéconomique, il était plus que temps d'agir.

«Les possibilités de l'ancien moteur de recherche étaient sévèrement limitées, observe-t-elle. Il n'existait que trois critères de discrimination – le trimestre, la faculté et le niveau d'étude – et aucun moyen de faire le tri entre les bourses actives et échues. L'étudiant pouvait se retrouver avec 200 résultats de recherche, ce qui est assez décourageant.» La nouvelle application de recherche remédie à cette situation en introduisant plusieurs nouveaux critères – nombre de crédits complétés, date limite, catégorie de bourse, organisme qui la décerne, etc. – pour mieux cerner les bourses désirées parmi les 1 200 répertoriées.

Mais le Répertoire institutionnel des bourses se veut plus qu'un simple moteur de recherche. Il offre la possibilité à l'étudiant de s'authentifier afin de bénéficier d'options de personnalisation. Celui-ci peut notamment conserver une bourse dans ses favoris, consulter l'historique des bourses auxquelles il a déjà postulé et vérifier d'un coup d'œil si ses informations personnelles inscrites au Registrariat – adresse, numéro de téléphone, courriel – sont à jour. Le système est même en mesure d'assister l'utilisateur dans sa demande de bourse. «Le bouton "préparer votre dossier de candidature" crée une synthèse de ce qu'une personne doit préparer pour postuler aux différentes bourses de l'UQAM», souligne Dolores Otero.

La face cachée de la bourse

Si cette nouvelle application permet aux étudiants de faire de meilleures recherches, son utilité ne s'arrête pas là. Pour le Bureau de l'aide financière, ce site Web a aussi été l'occasion de se moderniser. «On a profité de la refonte du moteur de recherche pour mettre en place un moyen informatique de traiter les données», explique Dolores Otero

L'objectif est de réduire le travail et la logistique exigée par la gestion de programmes comme celui des bourses de la Fondation. À lui seul, celui-ci nécessite, deux fois par année, quatre jours de saisie de données – adresses, numéros de téléphone, courriel, moyennes, cote z, cote r, numéros d'assurance sociale – pour traiter les quelque 1 000 dossiers de candidature soumis au Bureau, sans compter une quantité impressionnante de caisses remplies de demandes acheminées à de multiples comités de sélection. «L'opération est énorme!, s'exclame Dolores Otero. Les gens n'ont aucune idée des efforts mobilisés.»

Les étudiants qui s'authentifieront dans le Répertoire institutionnel des bourses allègeront en partie ces efforts puisque le Bureau de l'aide financière n'aura plus à saisir leurs données : ces informations auront déjà été synchronisées à partir de la base de données du Registrariat. L'application permet en plus aux membres des comités de sélection de visualiser et de trier informatiquement les candidatures reçues en fonction d'informations pertinentes comme la moyenne. «Ces innovations, espère Dolores Otero, permettront au Bureau de l'aide financière d'accélérer le processus d'attribution des bourses.»

Pour l'instant, ces nouveautés ne seront appliquées qu'aux bourses de la Fondation, histoire de tester le système. L'application est perfectible, observe Dolores Otero, et sera progressivement améliorée. «En bout de ligne, on souhaiterait éliminer le papier et que tout puisse se faire sur Internet», conclut-elle simplement.

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Source : Journal L'UQAM, vol. XXXIX, no 11 (18 février 2013)

Catégorie : Employés

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UQAM - Université du Québec à Montréal  ›  Mise à jour : 18 février 2013